وظایف و مهارت های مورد نیاز متصدی پذیرش هتل

متصدی پذیرش هتل کیست و چه وظایفی بر عهده دارد؟

قلب هتل یک فرد مسئولیت‌پذیر است که از ابتدای ساعت شروع فعالیت خود تا زمان تحویل شیفت، در هتل فعال است. این فعالیت تا جایی پیش می­‌رود که گاهی حتی نمی‌تواند استراحت کوچک داشته باشد. این فرد، متصدی پذیرش هتل است. کسی که مسافر در هنگام ورود اولین بار با او مواجه می‌شود و همه چیز در ارائه تصویر خوب از هتل، به رفتار و فعالیت این واحد مربوط است. بسیاری فکر می‌کنند که متصدی پذیرش هتل فقط برای رزرو کردن هتل و گرفتن کلید اتاق است. در صورتی که باید گفت وظیفه این واحد خیلی بیشتر از این موارد است. این بخش را واحد می‌نامیم تا تأکید کنیم که حتی در هتل و مهمانسراهای کوچک هم، حداقل یک تیم دو نفره در این بخش کار می‌کنند. در این مقاله قصد داریم تا برای شما به صورت کامل بنویسیم که مسئول پذیرش هتل کیست و چه وظایفی بر عهده دارد و از صفر تا صد با این واحد آشنا شوید.

متصدی پذیرش هتل کیست؟

پذیرش هتل اولین فردی است که با مسافر روبرو می‌شود. او به مهمانان سلام کرده و خوش‌آمد می‌گوید، فعالیت‌های مربوط به رزرو هتل را انجام می‌دهد و وظیفه مدیریت و انجام دادن فعالیت‌های مربوط به میز پیشخوان هتل را بر عهده دارد. علاوه بر این، تعیین هزینه اقامت مسافر و تائید مبلغ دریافتی، به روز کردن آمار مربوط به اتاق‌ها و دیگر بخش‌های هتل از جمله اطلاع دادن مشکلات به بخش مربوطه و اطمینان حاصل کردن از اینکه مسافران در مدت اقامت خود مشکلی ندارند، از وظایف این واحد است. اگر هم موردی بوده، اقدام به برطرف شدن آن کند. مسئول پذیرش هتل کسی است که وقتی مسافر به هر مشکلی چه در اتاق، چه در مجموعه هتل با دیگر کارمندان و همچنین چه حتی بیرون برخورد می‌کند، با او مطرح می‌کنند. شاید خیلی از مسائل مربوط به او نباشد؛ اما باید به آن‌ها گوش کرده و درصدد برطرف کردنشان بربیاید. در حقیقت باید گفت که یک وظیفه بسیار سنگین و استرس‌زایی روی دوش این واحد است.

وظایف مسئول پذیرش هتل چیست؟

وظایف کلی پذیرش هتل شامل خوش‌آمد گویی به مسافران، نظارت بر ورود و خروج مسافران، پاسخ به تمامی سؤالات مسافران و کمک به آن‌ها در خصوص برطرف کردن مشکلاتشان است. اما وظایف اختصاصی این واحد شامل موارد زیر است: خوش‌آمد گویی به مهمانان و برنامه‌ریزی برای ورود بهتر آن‌ها به هتل و اتاق پاسخ به تمامی تلفن‌های مستقیم مطلع کردن مهمانان درباره نرخ هر شب اقامت در هتل انجام تمامی فعالیت‌های مربوط به رزرواسیون اتاق و اطمینان حاصل کردن از اقامت کامل مسافران در اتاق‌هایشان ثبت تمامی اطلاعات مسافران در دفتر هتل و دریافت مدارک لازم برای اقامت تائید پرداخت هزینه اقامت اتاق‌ها از طرف مسافر هدایت و راهنمایی کامل مسافر از بخش پذیرش به اتاق معرفی بخش‌های مختلف هتل مطلع کردن مسافر از قوانین هتل به ویژه ساعت ورود و خروج ثبت نظرات، انتقادات و شکایات مسافران و منتقل کردن آن به واحد مربوطه برطرف کردن نیازهای مسافران در خصوص امکانات اتاق برطرف کردن مشکلات اتاق‌های مسافران (البته مسئول پذیرش، مسئول این است که مشکلات گزارش داده شده را به واحد مربوطه منتقل کند.) دادن اطلاعات لازم و اولیه در خصوص امکانات گردشگری شهر انجام درخواست خدماتی مانند گرفتن تاکسی برای مسافران، ارسال فکس و غیره (اینکه مسافر را به طور کامل برای انجام دادن آن‌ها راهنمایی کند.) گزارش‌گیری کامل از تمامی فعالیت‌های انجام شده در هتل و اتفاقات در طول روز و انتقال دادن آن به واحد مدیریت مدیریت واحد داخلی هتل به ویژه بخش لابی مدیریت و رزرو امکانات هتل از جمله اتاق کنفرانس، استخر، باشگاه و غیره مدیریت ورود مهمان به هتل تا زمان خروج انجام تمامی خدمات مربوط به خروج مسافران از جمله تسویه حساب، برگشت مدارک لازم به مسافر و بررسی اتاق بعد از خروج بررسی ورود و خروج و نظارت بر رفتار افراد متفرقه در هتل اعلان قوانین و تذکر آن به مسافران گرفتن و دادن پیغام به مسافران پاسخگویی به تمامی سؤالات مهمانان و انتقال موارد مهم به مدیریت یا واحدهای مرتبط همکاری با دیگر بخش‌های هتل و برقراری ارتباط داخلی بین آن‌ها بررسی درستی و اعتبار انواع کارت‌های شناسایی و بانکی مسافران انتقال اطلاعات لازم از شیفت خود به شیفت بعدی۳